1.5Synthesis Pengelola
Estate & building management: penghuni, tagihan IPL & utilitas, work order, fasilitas, dan keamanan kawasan.
| Platform | Aplikasi Web |
|---|---|
| Pengguna | Internal (Estate Management, Teknik, Security, Finance Estate) |
| URL Akses | https://pengelola.synthesis-development.id |
| Browser | Google Chrome / Microsoft Edge versi terbaru |
| PIC Aplikasi | Tim IT Application |
| Jam Support | Setiap hari, 08.00–20.00 WIB |
1.5.1Gambaran Umum
Synthesis Pengelola digunakan oleh badan pengelola kawasan dan gedung untuk melayani penghuni setelah serah terima unit (BAST).
Aplikasi ini terhubung dengan Synthesis Link: tagihan dan pengumuman dari Pengelola tampil di aplikasi penghuni, sedangkan komplain, booking fasilitas, dan undangan tamu dari penghuni masuk ke Pengelola.
1.5.2Modul Utama
Data Penghuni
Pemilik, penyewa, anggota keluarga, kendaraan, dan riwayat hunian per unit.
Billing IPL
Generate tagihan IPL bulanan, denda keterlambatan, dan reminder otomatis.
Utilitas
Pencatatan meter air dan listrik, tarif, dan tagihan pemakaian.
Work Order
Permintaan perbaikan dari penghuni atau inspeksi rutin, penugasan teknisi, dan SLA.
Preventive Maintenance
Jadwal perawatan genset, pompa, lift, STP, dan fasilitas umum.
Fasilitas
Jadwal dan approval booking clubhouse, lapangan, dan ruang serbaguna.
Security
Buku tamu digital, validasi QR tamu, patroli, dan laporan kejadian.
Pengumuman
Broadcast informasi ke penghuni melalui Synthesis Link.
1.5.3Hak Akses & Role
| Role | Akses |
|---|---|
| Customer Service Estate | Data penghuni, komplain, booking fasilitas |
| Finance Estate | Billing IPL, utilitas, verifikasi pembayaran |
| Teknisi | Work order yang ditugaskan (via tampilan mobile web) |
| Supervisor Teknik | Penugasan work order, preventive maintenance |
| Security | Buku tamu, validasi QR, laporan kejadian |
| Estate Manager | Semua modul, approval pengumuman, dashboard |
1.5.4Panduan Penggunaan
- Pastikan pencatatan meter air/listrik bulan berjalan sudah lengkap.
- Buka menu Billing → Generate Tagihan, pilih kawasan dan periode.
- Periksa preview: jumlah unit, total nominal, dan unit yang dikecualikan.
- Klik Generate. Tagihan terkirim ke Synthesis Link dan email penghuni.
- Jurnal piutang IPL otomatis terkirim ke ERP.
- Buka menu Work Order. Laporan baru dari Synthesis Link berstatus Open.
- Supervisor menentukan prioritas dan menugaskan teknisi.
- Teknisi membuka WO dari HP, mengubah status ke On Progress, dan mengunggah foto sebelum pekerjaan.
- Setelah selesai, unggah foto sesudah dan ubah status ke Done.
- Penghuni mengonfirmasi dan memberi rating melalui Synthesis Link.
- Buka menu Security → Scan QR melalui tablet pos.
- Pindai QR undangan dari tamu.
- Cocokkan nama dan foto identitas, lalu klik Check-in.
- Tamu tanpa undangan dicatat manual dan dikonfirmasi ke penghuni melalui interkom atau telepon.
1.5.5SLA Work Order
| Prioritas | Contoh | Respons | Penyelesaian |
|---|---|---|---|
| Kritis | Kebocoran besar, listrik padam satu unit, lift macet | 15 menit | 4 jam |
| Tinggi | Air tidak mengalir, AC fasilitas umum mati | 1 jam | 1 hari |
| Sedang | Lampu jalan mati, saluran tersumbat | 4 jam | 3 hari |
| Rendah | Pengecatan, perbaikan estetika | 1 hari | 7 hari |
1.5.6Aturan Penggunaan
- Setiap keluhan penghuni yang diterima via telepon/WhatsApp tetap wajib dibuat work order di sistem.
- Pencatatan meter dilakukan paling lambat tanggal 25 setiap bulan.
- Data penghuni hanya digunakan untuk keperluan pengelolaan kawasan.
- Laporan kejadian keamanan wajib diinput di hari yang sama.