1.1Synthesis ERP
Sistem ERP internal untuk keuangan, akuntansi, pembelian, inventori, dan pengendalian biaya proyek.
| Platform | Aplikasi Web |
|---|---|
| Pengguna | Internal (Finance, Accounting, Purchasing, Project Control) |
| URL Akses | https://erp.synthesis-development.id |
| Browser | Google Chrome / Microsoft Edge versi terbaru |
| PIC Aplikasi | Tim IT Application |
| Jam Support | Senin–Jumat, 08.00–17.00 WIB |
1.1.1Gambaran Umum
Synthesis ERP adalah sistem inti perusahaan yang mencatat seluruh transaksi keuangan dan operasional: mulai dari anggaran proyek, permintaan pembelian, penerimaan barang, hingga jurnal dan laporan keuangan.
Seluruh transaksi penjualan unit dari Synthesis Sales dan tagihan IPL dari Synthesis Pengelola terintegrasi otomatis ke modul piutang (AR) dan General Ledger ERP.
1.1.2Modul Utama
General Ledger
Chart of account, jurnal umum, jurnal penyesuaian, tutup buku bulanan dan tahunan.
Account Payable (AP)
Tagihan vendor/kontraktor, jadwal pembayaran, uang muka, dan retensi.
Account Receivable (AR)
Piutang penjualan unit landed & apartemen, kuitansi, dan aging piutang.
Cash & Bank
Penerimaan dan pengeluaran kas/bank, rekonsiliasi bank, petty cash.
Purchasing
Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), approval berjenjang, master vendor.
Inventori
Gudang proyek, penerimaan barang (GRN), mutasi dan stock opname material.
Project Control
RAB/budget per proyek, kontrak SPK, progres opname, realisasi vs budget.
Pajak
PPN, PPh 4(2) final, PPh 23, e-Faktur, dan rekap pelaporan pajak.
1.1.3Hak Akses & Role
| Role | Divisi | Akses | Approval |
|---|---|---|---|
| Staff Finance | Finance | Input kas/bank, AP, AR | — |
| Staff Accounting | Accounting | Jurnal, rekonsiliasi, laporan | — |
| Staff Purchasing | Purchasing | PR, PO, master vendor | — |
| Admin Gudang | Project | GRN, mutasi, stock opname | — |
| Supervisor / Manager | Semua divisi | Lihat & approve transaksi divisi | Level 1 |
| Finance Controller | Finance | Seluruh modul keuangan, tutup buku | Level 2 |
| Direksi | Management | Dashboard & laporan, approval nilai besar | Level 3 |
1.1.4Panduan Penggunaan
- Buka https://erp.synthesis-development.id melalui Chrome atau Edge.
- Masukkan username (format nama.belakang) dan password sementara dari email IT.
- Sistem akan meminta penggantian password. Gunakan minimal 10 karakter berisi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol.
- Aktifkan OTP/2FA dengan memindai QR code menggunakan Google Authenticator atau Microsoft Authenticator.
- Pastikan menu yang tampil sesuai dengan role Anda. Jika tidak, hubungi IT Helpdesk.
- Buka menu Purchasing → Purchase Request → Buat Baru.
- Pilih proyek dan kode budget (cost code) yang sesuai RAB.
- Tambahkan item material/jasa, jumlah, satuan, dan tanggal dibutuhkan.
- Lampirkan dokumen pendukung (spesifikasi, gambar, atau penawaran).
- Klik Simpan lalu Submit. PR akan masuk ke antrean approval atasan.
- Buka menu Approval → Inbox, atau klik notifikasi di pojok kanan atas.
- Periksa detail transaksi, lampiran, dan sisa budget.
- Klik Approve, Reject, atau Revise disertai catatan alasan.
- Transaksi yang di-approve akan lanjut ke level approval berikutnya sesuai matriks nilai.
- Buka menu Inventori → Penerimaan Barang → Buat dari PO.
- Pilih nomor PO, lalu isi jumlah yang benar-benar diterima di lapangan.
- Unggah foto surat jalan dan barang yang diterima.
- Simpan dan posting. Stok gudang proyek akan bertambah otomatis.
- Pastikan semua transaksi bulan berjalan sudah diposting dan tidak ada draft tertunda.
- Lakukan rekonsiliasi bank untuk seluruh rekening.
- Jalankan jurnal penyusutan dan amortisasi otomatis.
- Review laporan Trial Balance, Laba Rugi, dan Neraca.
- Finance Controller menjalankan menu GL → Period Closing.
1.1.5Aturan Penggunaan
- Satu akun hanya untuk satu orang. Dilarang meminjamkan username dan password.
- Selalu logout setelah selesai, terutama saat menggunakan komputer bersama.
- Setiap transaksi wajib memiliki dokumen pendukung yang diunggah ke sistem.
- Batas input transaksi bulan berjalan adalah tanggal 5 bulan berikutnya.
- Perubahan master data (COA, vendor, proyek) hanya melalui permintaan resmi ke Accounting.
1.1.6Keamanan
ERP hanya dapat diakses dari jaringan kantor atau melalui VPN perusahaan. Jangan pernah mengakses ERP dari Wi-Fi publik tanpa VPN, dan laporkan segera jika menerima email yang meminta password ERP.
1.1.7FAQ
Klik "Lupa Password" di halaman login. Link reset dikirim ke email kantor. Jika OTP juga hilang, buat tiket ke IT Helpdesk untuk reset 2FA.
Biasanya ada field wajib yang belum diisi, atau kode budget sudah habis. Cek pesan merah di bagian atas form.
Pada setiap laporan tersedia tombol Export → Excel di kanan atas. Untuk data besar, proses export berjalan di background dan hasilnya dikirim melalui notifikasi.