1.2Synthesis CRM
Pengelolaan leads, prospek, follow-up, campaign marketing, dan layanan pelanggan.
| Platform | Aplikasi Web |
|---|---|
| Pengguna | Internal (Marketing, Sales, Customer Relation) |
| URL Akses | https://crm.synthesis-development.id |
| Browser | Google Chrome / Microsoft Edge versi terbaru |
| PIC Aplikasi | Tim IT Application |
| Jam Support | Senin–Sabtu, 08.00–17.00 WIB |
1.2.1Gambaran Umum
Synthesis CRM mencatat seluruh interaksi dengan calon pembeli dan pelanggan: dari leads yang masuk lewat iklan digital, walk-in ke marketing gallery, hingga komplain setelah serah terima unit.
Leads yang sudah siap transaksi dikonversi ke Synthesis Sales untuk proses booking, sedangkan tiket keluhan pelanggan dapat berasal dari aplikasi Synthesis Link.
1.2.2Modul Utama
Leads
Pencatatan leads dari website, iklan Meta/Google, pameran, referral, dan walk-in.
Pipeline
Tahapan prospek: New → Contacted → Site Visit → Negotiation → Booking / Lost.
Aktivitas & Follow-up
Jadwal telepon, WhatsApp, site visit, dan pengingat otomatis.
Campaign
Pengelompokan leads per campaign untuk menghitung cost per lead dan konversi.
Customer Care
Tiket keluhan pelanggan, SLA penanganan, dan riwayat interaksi.
Dashboard
Performa sales, sumber leads terbaik, dan conversion rate per proyek.
1.2.3Hak Akses & Role
| Role | Akses |
|---|---|
| Sales Executive | Melihat dan mengelola leads milik sendiri |
| Sales Supervisor | Melihat leads tim, melakukan reassign leads |
| Marketing / Digital | Membuat campaign, import leads, melihat laporan sumber leads |
| Customer Relation | Mengelola tiket keluhan dan data pelanggan |
| Sales Manager | Semua data, dashboard, dan pengaturan pipeline |
1.2.4Panduan Penggunaan
- Buka menu Leads → Tambah Leads.
- Isi nama, nomor HP (format 08xx / +62), email, dan proyek yang diminati.
- Pilih sumber leads dan campaign yang sesuai.
- Simpan. Sistem akan memeriksa duplikasi nomor HP secara otomatis.
- Buka detail leads, lalu klik tab Aktivitas → Tambah Aktivitas.
- Pilih jenis aktivitas (Telepon, WhatsApp, Site Visit, Meeting).
- Tulis hasil percakapan secara ringkas dan jelas.
- Atur jadwal follow-up berikutnya agar muncul sebagai pengingat.
- Perbarui tahap pipeline jika status prospek berubah.
- Pastikan leads berada di tahap Negotiation dan data KTP sudah lengkap.
- Klik tombol Konversi ke Sales.
- Sistem membuat data customer di Synthesis Sales dan membuka form booking unit.
- Buka menu Customer Care → Tiket. Tiket baru ditandai label New.
- Klik Assign ke diri sendiri atau ke divisi terkait (Teknik, Finance, Estate).
- Hubungi pelanggan maksimal 1×24 jam dan catat tanggapan.
- Ubah status ke Resolved setelah masalah selesai; pelanggan akan diminta memberi rating di Synthesis Link.
1.2.5Aturan Penggunaan
- Leads baru wajib dihubungi maksimal 15 menit pada jam kerja.
- Setiap interaksi dengan prospek wajib dicatat di CRM, bukan hanya di WhatsApp pribadi.
- Leads yang tidak di-follow up selama 7 hari akan dikembalikan ke pool untuk di-reassign.
- Dilarang mengekspor atau membagikan data pelanggan ke luar perusahaan (UU Pelindungan Data Pribadi).
1.2.6Perlindungan Data Pribadi
Data KTP, nomor HP, dan alamat pelanggan termasuk data pribadi. Akses export dibatasi dan seluruh aktivitas export tercatat di audit log.
1.2.7FAQ
Integrasi berjalan setiap 5 menit. Jika lebih dari 30 menit belum masuk, laporkan ke Tim Digital dan IT dengan menyertakan nama form iklan.
Hanya Sales Supervisor dan Sales Manager yang dapat melakukan reassign leads.